以規(guī)范的文字，把采購(gòu)的目的、要求、進(jìn)度、服務(wù)等描述得簡(jiǎn)捷有序、準(zhǔn)確明了。使有興趣參加投標(biāo)的所有投標(biāo)人都能清楚地知道需要提供什么樣的貨物、服務(wù)才能滿足采購(gòu)需求。不允許使用大概、大約等無(wú)法確定的語(yǔ)句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表達(dá)上的含混不清，會(huì)造成理解上的差異。不要在某一部分說(shuō)清楚了的事，又在另外章節(jié)中復(fù)述，弄不好，可能產(chǎn)生矛盾，讓投標(biāo)人無(wú)所適從。如對(duì)設(shè)備的軟件問(wèn)題，也應(yīng)根據(jù)需要合理提示，以防在簽約時(shí)出現(xiàn)價(jià)格問(wèn)題。

招標(biāo)文件應(yīng)載明配套的評(píng)標(biāo)因素或方法，盡量做到科學(xué)合理，這樣會(huì)使招標(biāo)更加公開(kāi)，人為因素相對(duì)減少，會(huì)使?jié)撛诘耐稑?biāo)人更感興趣。招標(biāo)文件成型后，好組織有關(guān)審定、把關(guān)。這些都是招標(biāo)是否公平、公正的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

殊不知，有時(shí)一個(gè)細(xì)微疏漏，就可能造成被動(dòng)局面，比如只注意設(shè)備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，后設(shè)備可能進(jìn)不了廠房的門，進(jìn)了門可能又沒(méi)有適合的面積來(lái)安裝調(diào)試；考慮報(bào)價(jià)要求時(shí)可能對(duì)設(shè)備報(bào)價(jià)都提出了要求，偏偏把分項(xiàng)報(bào)價(jià)忽略了，這都會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)困難。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面對(duì)的是采購(gòu)單位對(duì)自己的項(xiàng)目了解程度差異非常大，再加上采購(gòu)項(xiàng)目門類繁多，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對(duì)采購(gòu)單位狀況、項(xiàng)目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個(gè)真實(shí)全面的了解。

招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)內(nèi)法律法規(guī)、國(guó)際慣例、行業(yè)規(guī)范等。這就要求采購(gòu)從業(yè)人員不僅要具有的知識(shí)、良好的職業(yè)素養(yǎng)，還要有一定的法律法規(guī)知識(shí)，如合同條款不得和《合同法》相抵觸。如有的招標(biāo)文件中要求有本省的某行業(yè)領(lǐng)域資格證書(shū)，限制外地供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)定，就與我國(guó)法律相背離。
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