招標(biāo)文件按照功能作用可以分成三部分：
一是招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等，主要闡述招標(biāo)項(xiàng)目需求概況和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則，對(duì)參與項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各方均有約束力，但一般不構(gòu)成合同文件；
二是工程量清單、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、合同條款等，全面描述招標(biāo)項(xiàng)目需求，既是招標(biāo)活動(dòng)的主要依據(jù)，也是合同文件構(gòu)成的重要內(nèi)容，對(duì)招標(biāo)人和中標(biāo)人具有約束力；
三是參考資料，供投標(biāo)人了解分析與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的參考信息，如項(xiàng)目地址、水文、地質(zhì)、氣象、交通等參考資料。

招標(biāo)書又稱招標(biāo)通告、招標(biāo)啟事、招標(biāo)廣告，它是將招標(biāo)主要事項(xiàng)和要求公告于世，從而招使眾多的投資者前來投標(biāo)。一般都通過報(bào)刊、廣播、電視等公開傳播媒介發(fā)表。在整個(gè)招標(biāo)過程中，它是屬于使用的公開性文件，也是具有周知性的文件。

招標(biāo)書是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到優(yōu)選買主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢(shì)于一家的交易行為所形成的書面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標(biāo)書，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標(biāo)書，邀請(qǐng)投標(biāo)人投標(biāo)，在投標(biāo)人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標(biāo)書是招標(biāo)過程中介紹情況、指導(dǎo)工作，履行一定程序所使用的一種實(shí)用性文書。
招標(biāo)書是一種告示性文書，它提供全面情況，便于投標(biāo)方根據(jù)招標(biāo)書提供情況做好準(zhǔn)備工作，同時(shí)指導(dǎo)招標(biāo)工作開展。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面對(duì)的是采購單位對(duì)自己的項(xiàng)目了解程度差異非常大，再加上采購項(xiàng)目門類繁多，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對(duì)采購單位狀況、項(xiàng)目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個(gè)真實(shí)全面的了解。

在編招標(biāo)文件時(shí)應(yīng)該考慮的都要考慮到，即使當(dāng)時(shí)不能確定具體要求，也應(yīng)把考慮到的要求提出來。想到了，但不能確定的也應(yīng)該把想到了的提出來，讓投標(biāo)者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來建議。
殊不知，有時(shí)一個(gè)細(xì)微疏漏，就可能造成被動(dòng)局面，比如只注意設(shè)備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，后設(shè)備可能進(jìn)不了廠房的門，進(jìn)了門可能又沒有適合的面積來安裝調(diào)試；考慮報(bào)價(jià)要求時(shí)可能對(duì)設(shè)備報(bào)價(jià)都提出了要求，偏偏把分項(xiàng)報(bào)價(jià)忽略了，這都會(huì)給實(shí)際工作帶來困難。
公平競(jìng)爭(zhēng)是指招標(biāo)文件不能存有歧視性條款。只有公平才能吸引真正感興趣、有競(jìng)爭(zhēng)力的投標(biāo)廠商。招標(biāo)文件不能含有歧視性條款，采購監(jiān)管部門對(duì)招標(biāo)工作的監(jiān)管重要的任務(wù)之一就是審查招標(biāo)文件中是否存有歧視性條款。當(dāng)然技術(shù)規(guī)格要求制定得過低，看似擴(kuò)大了競(jìng)爭(zhēng)面，實(shí)則給評(píng)標(biāo)帶來了很大困難，評(píng)標(biāo)的正確性很難體現(xiàn)，后選擇的結(jié)果可能還是帶有傾向性。
招標(biāo)文件編制要注意維護(hù)采購單位的秘密，如給公安系統(tǒng)招網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會(huì)公眾利益，如噪音污染達(dá)標(biāo)，為了維護(hù)，給廣電部門招寬帶網(wǎng)項(xiàng)目時(shí)就要注意這個(gè)問題。總之考慮要盡量地細(xì)致、全面，執(zhí)行起來就越順當(dāng)。招標(biāo)項(xiàng)目門類繁多，只有多積累、多調(diào)查、多思索、多積累經(jīng)驗(yàn)，才能深入淺出，編出一份合乎規(guī)范的招標(biāo)文件來。
招標(biāo)書寫作是一種嚴(yán)肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴(yán)謹(jǐn)。招標(biāo)書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應(yīng)的文件。這里的周密與嚴(yán)謹(jǐn)，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡(jiǎn)潔清晰。招標(biāo)書沒有必要長(zhǎng)篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡(jiǎn)要介紹，即可，切忌沒完沒了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時(shí)涉及的是交易貿(mào)易活動(dòng)，要遵守平等、誠懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對(duì)低聲下氣。